Was ist ein Formular für die Wiederaufnahme der Arbeit?
Wenn Arbeitnehmer*innen nach einer Verletzung, längeren Krankheit, Schwangerschaft oder Elternzeit wieder zurück an den Arbeitsplatz kommen, wird von HR-Managern und Führungskräften gerne ein Formular als Hilfsmittel eingesetzt, um beidem Seiten die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern. In diesem werden Informationen über den Mitarbeiter gesammelt.
Während ihres Wiedereinstiegsgesprächs füllen die Mitarbeiter das Formular zusammen mit ihrem Vorgesetzten aus und skizzieren gemeinsam, wie der Mitarbeiter so nahtlos wie möglich wieder in das Unternehmen integriert werden kann.
Das Formular für die Wiederaufnahme der Arbeit kann auch als Checkliste gestaltet werden. Auf diese Weise können Vorgesetzte alle wichtigen Informationen zunächst abfragen, bevor es an die Erstellung eines Wiedereingliederungsplans geht.
Angaben in einem Formular für die Wiederaufnahme der Arbeit
Im Formular für die Wiederaufnahme der Arbeit nach langer Krankheit werden vom Manager und Mitarbeiter in der Regel Angaben zu ihrer Abwesenheit gemacht. Die meisten Formularvorlagen fragen die folgenden Punkte ab:
- die Dauer der Abwesenheit
- die Methode, mit der die Mitarbeiter ihre Abwesenheit melden
- den Grund für die Abwesenheit
- Einzelheiten über frühere Abwesenheiten im vergangenen Kalenderjahr
- eine Zusammenfassung des Plans zur Rückkehr an den Arbeitsplatz
- angemessene Anpassungen, die notwendig sind, um dem Arbeitnehmer zu helfen, wieder an seinen Arbeitsplatz zurückzukehren
Weshalb ist ein Formular für die Wiederkehr an die Arbeit hilfreich?
Für Unternehmen kann ein Formular zur Wiedereingliederung von Mitarbeitern ein hilfreiches Instrument sein, um die Mitarbeiter besser zu verstehen, Abwesenheitsmuster zu erkennen und Wege zu finden, die Abwesenheiten langfristig zu reduziert. Außerdem hilft ein solches Formular dabei:
- unautorisierte und unberechtigte Abwesenheit zu verhindern
- die Richtigkeit des Abwesenheitsnachweises eines Mitarbeiters zu bestätigen
- Mitarbeiter über Aktualisierungen zu informieren, die während ihrer Abwesenheit vorgenommen wurden
- alle erforderlichen Anpassungen für die Wiedereingliederung am Arbeitsplatz zu identifizieren
- einen Plan zur Wiederaufnahme der Arbeit zu entwickeln, zu diskutieren und zu vereinbaren
Einige Arbeitgeber haben solche Formulare und Wiedereinstiegsgepräche schon längst als Voraussetzung für die Rückkehr an den Arbeitsplatz in ihren Umternehmen etabliert – vor allem weil beide Seiten davon profitieren.
Was passiert bei einem Wiedereinstiegsgespräch?
Bei einem Wiedereinstiegsgespräch treffen sich ein Mitarbeiter und sein Vorgesetzter, um über die Rückkehr des Mitarbeiters an seinen Arbeitsplatz nach seiner Abwesenheit zu sprechen. Dem Vorgesetzten dient das Gespräch als Bestätigung der Absicht des Mitarbeiters, an seinen Arbeitsplatz zurückzukehren, und als Methode zur Bestimmung des am besten geeigneten Rückkehrplans für den Mitarbeiter.
Das Wiedereinstiegsgespräch kann in drei Phasen gegliedert werden:
- Vor dem Gespräch
- Während des Gesprächs
- Nach dem Gespräch
In allen Phasen sollten Manager jeweils Folgendes berücksichtigen:
1. Vor dem Wiedereinstiegssgespräch
- Die Anwesenheitsdaten des Mitarbeiters im Laufe des Jahres und die beigefügten Gesprächsnotizen zur Wiederaufnahme der Arbeit lesen. Dadurch erhält der Manager eine bessere Grundlage dafür, wie er den Mitarbeiter bei seinem Wiedereinstiegsplan unterstützen kann.
- Eine Formularvorlage für die Wiederaufnahme der Arbeit nach langer Krankheit verwenden, um das Gespräch besser zu strukturieren. Gleichzeitig sollte während des Gesprächs die wechselseitige Kommunikation aufrechtzuerhalten werden.
- Einen Gesprächsraum auswählen, in dem sich der Mitarbeiter wohlfühlen wird.
2. Während des Wiedereinstiegssgesprächs
- Sich immer den Zweck des Treffens vor Augen führen: Als Unterstützung für den Mitarbeiter für die Rückkehr an seinen Arbeitsplatz.
- Mit dem Mitarbeiter die Notizen aus den vorherigen Wiedereinstiegsgesprächen (wenn vorhanden) besprechen und feststellen, welche Hilfe der Mitarbeiter derzeit erhält.
- Die Ursache(n) der Abwesenheit und die Wahrscheinlichkeit des Wiederauftretens der Krankheit besprechen.
- Prüfen, ob es persönliche oder arbeitsbezogene Bedenken gibt, an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Wenn es persönliche Probleme gibt, sollte besprochen werden, ob es irgendwelche Unterstützungsmechanismen/Maßnahmen gibt, die der Mitarbeiter oder der Vorgesetzte ergreifen kann, um die Probleme zu lindern. Wenn die Probleme arbeitsbedingt sind, sollte eine Risikobewertung für die Rückkehr an den Arbeitsplatz durchgeführt werden. Das kann der Fall bei einer Behinderung, Schwangerschaft oder einem Arbeitsunfall sein.
- Es sollte festgestellt werden, Anpassungen im Arbeitsumfeld des Mitarbeiters erforderlich sind.
- Der Arbeitnehmer sollte daran erinnert werden, dass es gegenseitige Verpflichtungen gibt, – d.h. es liegt in der Verantwortung/vertraglichen Verpflichtung des Einzelnen, an der Arbeit teilzunehmen, und dass der Arbeitgeber/Manager eine entsprechende Verantwortung und Sorge für das Wohlergehen des Arbeitnehmers hat.
3. Nach dem Wiedereinstiegsgespräch
- Beide Parteien sollten das Formular zur Wiederaufnahme der Arbeit unterzeichnen, sobald der Aktionsplan besprochen wurde. Diese Informationen müssen absolut vertraulich bleiben.
- Manager und Mitarbeiter sollten einen Überprüfungszeitraum und/oder die Überprüfung der erforderlichen Maßnahmen vereinbaren.
- Die verantwortlichen Mitarbeiter müssen die Festlegung bestimmter Maßnahmen informiert werden.
- Manager sollten für Mitarbeiter zu sprechen sein, falls bei der Wiederingliederung irgendwelche Probleme auftreten.
Digitales Tool für die Wiederkehr an den Arbeitsplatz
Eine längere Abwesenheiten vom Arbeitsplatz können die Produktivität eines Unternehmens und die Moral eines Mitarbeiters beeinträchtigen. Umso wichtiger ist es für Arbeitgeber zu verstehen, weshalb es zu Abwesenheit von Mitarbeitern gekommen ist, um ihnen bei einer erfolgreichen Wiedereingliederung zu helfen.
Mit einem digitalen Tool wie Lumiform entgehen Unternehmen einem zeitaufwendigen Papierprozess. Die mobile App ermöglicht Informationen sofort zu erfassen, zu analysieren und auszutauschen. Es ist keine Nachbearbeitung mehr notwendig. Arbeitnehmer können über das Dashboard die Wiedereingliederung des Arbeitnehmers ins Unternehmen leicht planen und verfolgen.
Die Vorteile der mobilen App für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Überblick:
- Das Formular zur Wiederaufnahme der Arbeit kann einfach vom Vorgesetzten und Mitarbeiter über ein Tablet oder Smartphone ausgefüllt werden – online oder offline.
- Alle Informationen werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an andere Verantwortliche im Unternehmen geschickt werden.
- Kontinuierliche Steigerung der Qualität: Durch den flexiblen Checklisten-Baukasten können Formulare fortlaufend angepasst werden. Da Lumiform den Mitarbeiter durch die Prüfung führt, muss keine Schulung stattfinden.
- Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.
- Das Ausfüllen von Formularen wird insgesamt je nach Anwendungsfall circa 30%-50% schneller durchgeführt.
Um den Wiedereinstieg in die Arbeit zu erleichtern, haben wir einige Vorlagen zusammengestellt, die mit der Lumiform App sofort eingesetzt werden können. Alle Vorlagen können an betriebsinterne Vorgaben leicht angepasst werden. Es sind keine Programmierkenntnisse notwendig.
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